1. FINALIDAD DEL CANAL DE DENUNCIAS

 La Ley Orgánica 5/2010 introdujo en el Código Penal la posibilidad de que las personas jurídicas puedan ser condenadas por la comisión de determinados delitos. Como consecuencia de ello y siendo el cumplimiento de la legalidad uno de los principios y valores esenciales que rige su actividad, INSERSA ha implantado un MANUAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS PENALES (en adelante, el “Manual”), en el cual se establecen las normas y controles necesarios para tratar de evitar en la medida de los posible la comisión de conductas delictivas por parte de los administradores, directivos y empleados de INSERSA o, al menos, cuando ello no sea posible, facilitar su detección.

Pues bien, uno de los controles más relevantes que establece el Manual es la obligación de todos los administradores, directivos y empleados de INSERSA de comunicar al Comité de Cumplimiento la existencia de incumplimientos de la Ley, del Manual, del Código Ético, de cualquier otra normativa interna o protocolo de actuación implantado en el seno de la compañía o de cualquier actuación que pudiera ser considerada antijurídica o delictiva. Tal es la importancia de esta obligación que, sin ella, resultaría altamente difícil la prevención y detección de delitos o cualquier otro tipo de infracción, pues son las personas de INSERSA quienes, como en toda empresa, tienen el conocimiento directo de las actuaciones realizadas en el seno de la misma.

Asimismo, tras la entrada en vigor de la Ley 2/2023 de 20 de febrero reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, se refuerza la cultura de cumplimiento de las entidades privadas mediante la protección de los denunciantes que informen sobre infracciones conocidas en el contexto laboral o profesional.

El objetivo del presente Protocolo es, por tanto, el establecimiento de un conjunto de normas que regulen un cauce específico por el que las personas que conforman INSERSA puedan cumplir con su obligación de denunciar ante el Comité, de irregularidades de las que tengan conocimiento con libertad, sin temor a represalias y garantizando su confidencialidad.

Asimismo, el presente Protocolo establece los mecanismos adecuados para que se respeten los derechos de la persona denunciada, incluyendo los reconocidos en la normativa de protección de datos de carácter personal.

 

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Los destinatarios del presente Protocolo de Canal de Denuncias son los administradores, directivos, accionistas y todas las personas que trabajan en INSERSA, incluyendo voluntarios, becarios y trabajadores en períodos de formación, es decir, cualquier persona que en un contexto laboral o profesional  haya obtenido información sobre presuntas infracciones cometidas en el seno de la organización; quienes están obligados al cumplimiento de todas las normas y pautas de actuación establecidas en este Protocolo.

Además, será de aplicación a cualquier persona que, en el ejercicio profesional o en el marco de una prestación de servicios, haya interactuado con cualquier persona que forme parte de la plantilla de INSERSA, y como consecuencia de ello haya obtenido información sobre presuntas infracciones.

En cuanto al ámbito temporal de aplicación la información sobre presuntas infracciones puede haberse obtenido en el ámbito de una relación laboral o profesional todavía en vigor, ya finalizada o incluso no iniciada (ej. infracciones relativas a procesos de selección de personal)

 

3. OBLIGACIÓN DE DENUNCIAR

3.1. Los destinatarios del presente Protocolo que tengan conocimiento de cualquier incumplimiento de la Ley, del Manual, del Código Ético, de cualquier otra normativa interna o protocolo de actuación implantado o de cualquier actuación que pudiera ser considerada antijurídica o delictiva, tienen la obligación de comunicarlo al Comité de Cumplimiento de INSERSA tan pronto como sea posible.

3.2. La comunicación interna a través del canal de denuncias de INSERSA será preferente frente a cualquier canal externo a INSERSA o la revelación pública.

3.3. La obligación de denunciar prevista en el apartado anterior se refiere únicamente a incumplimientos cometidos por personas con algún tipo de relación contractual con INSERSA (ya sea de tipo laboral, civil o mercantil) y que tengan una consecuencia efectiva sobre el mantenimiento o desarrollo de dicha relación contractual.

3.4. El incumplimiento de la obligación de denunciar constituirá una infracción muy grave en el Sistema Disciplinario de INSERSA.

 

4. FORMA DE DENUNCIAR

Los destinatarios del presente Protocolo podrán realizar la comunicación mencionada en el punto 3 anterior mediante los siguientes cauces:

      a) Por correo postal, a la siguiente dirección:

         INSERSA. Comité de Cumplimiento. Avda. Luis Montoto nº 65, 1º     B.41018- Sevilla.

      b) Mediante el formulario disponible en la página web insersa.es, en el apartado “RSC”/”CANAL DE DENUNCIAS”.

      c) Mediante entrevista personal con cualquiera de los miembros del Comité de Cumplimiento.

Las denuncias dirigidas mediante correo postal al Comité de Cumplimiento deberán contener la siguiente información:

  • Descripción de los hechos objeto de denuncia.
  • Indicios sobre los que se basa la sospecha del denunciante.
  • Identidad del denunciado, si es que se conoce el responsable del hecho objeto de la denuncia.

A las denuncias deberán acompañarse todos los elementos probatorios de los que disponga el denunciante.

En caso de que la denuncia se realice mediante entrevista personal, se deberá elaborar un resumen escrito de la misma, que será firmado por el denunciante.

Sin perjuicio de lo anterior, si el denunciante se negase por cualquier razón a firmar el resumen de hechos elaborado, los hechos denunciados verbalmente podrán ser igualmente objeto de investigación por el Comité de Cumplimiento, dejando constancia por escrito de las razones por las que el denunciante se ha negado a firmar.

 

 5.  DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL DENUNCIANTE

5.1 Con el fin de garantizar que nadie que denuncie de buena fe un hecho presuntamente ilícito sufrirá ninguna represalia, la denuncia no pasará por los superiores jerárquicos del denunciante, sino que se dirigirá directamente al Comité de Cumplimiento por alguno de los cauces indicados en el punto 4.

5.2 Se garantiza la confidencialidad de la identidad del denunciante y de cualquier tercero mencionado, así como del tratamiento de la información y su investigación.

5.3 Además, el Comité de Cumplimiento no facilitará la identidad del denunciante a la persona denunciada ni a ningún otro empleado de INSERSA, con la excepción de los empleados que intervengan directamente en la investigación, quienes tendrán en todo caso un deber de confidencialidad. La identidad del denunciante se podrá comunicar a los profesionales externos (abogados, consultores, etc.) que participen en la investigación, quienes estarán sometidos al mismo deber de confidencialidad. Por último, la identidad del denunciante se comunicará al Juez, Fiscal, Policía o autoridad administrativa a quien en su caso se traslade el resultado de la investigación.

5.4 Tal y como dispone el punto 9.2 siguiente del presente Protocolo, el  ejercicio del derecho de acceso por parte del denunciado no incluye la  revelación de los datos identificativos del denunciante.

5.5 Se prohíbe de forma terminante la adopción de cualquier sanción,represalia o consecuencia negativa contra una persona por el hecho de haber formulado una denuncia.

5.6  No obstante, estas garantías de confidencialidad y no represalias       anteriores no serán de aplicación a denuncias realizadas con conocimiento de su falsedad o con temerario desprecio hacia la verdad.

5.7   El denunciante deberá colaborar con el Comité de Cumplimiento en la investigación interna que se realice como consecuencia de la misma.

5.8 Se respetará el principio de presunción de inocencia y el derecho de defensa de las partes afectadas.

5.9 Se garantiza la independencia, imparcialidad y ausencia de conflicto de intereses en la tramitación de la denuncia. 

5.10 Esta vía será la preferente para la puesta en conocimiento de la empresa de cualquier posible incumplimiento normativo que se esté realizando o haya sido realizado. Sin embargo, dicha vía no es excluyente, por lo que en caso de que los órganos de la persona jurídica encargados del cumplimiento normativo tengan conocimiento efectivo por cualquier otro medio de la comisión de una conducta que pudiera ser constitutiva de un incumplimiento, iniciarán de oficio actuaciones idénticas a las que se pondrían en marcha ante la recepción de una comunicación por el canal de denuncias.

 

  1. TRAMITACIÓN DE LA DENUNCIA     
  • 6.1 El Comité de Cumplimiento deberá acusar recibo al denunciante de la denuncia en el plazo máximo de 7 días, si el denunciante ha facilitado su identidad. En caso que el denunciante solicite mantener una reunión presencial con el Comité de Cumplimiento, éste deberá fijarla en el plazo máximo de 7 días desde la formulación de la petición.

6.2 El Comité de Cumplimiento deberá evaluar la denuncia, solicitando al denunciante la información adicional que fuera necesaria, a fin de determinar:

             a) Que contiene la información mínima prevista en el punto 4 del presente Protocolo.

             b) Que los hechos descritos por el denunciante pueden ser constitutivos de un comportamiento ilícito, delictivo o que suponga   un incumplimiento de la Ley, del Manual, del Código Ético, de cualquier otra normativa interna o protocolo de actuación implantado  o de cualquier actuación que pudiera ser considerada antijurídica    delictiva en los términos previstos en los puntos 3.1 a 3.3 del presente Protocolo de Canal de Denuncias.

             c) Que la denuncia no es manifiestamente inverosímil ni obedece a una  primera valoración subjetiva del denunciante carente de indicio alguno de veracidad.

6.3 En caso de que no se cumplan los requisitos anteriores, el Comité de Cumplimiento archivará la denuncia, dejando constancia de ello en un informe, que deberá constar con el Vº Bº del Director de Cumplimiento (Compliance Officer) en el que se justifiquen de forma motivada las razones del archivo. En caso de que se cumplan los requisitos de admisión a trámite de la denuncia, el Comité de Cumplimiento, con el Vº Bº del Director de Cumplimiento, iniciará y dirigirá una investigación interna para averiguar si los hechos denunciados son ciertos y, dará curso, en su caso, al procedimiento sancionador correspondiente. El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación será de 3 meses desde el vencimiento del plazo de 7 días después de efectuarse la denuncia. En casos de especial complejidad podrá ampliarse el plazo de resolución en otros tres meses adicionales.

6.4 En caso que la denuncia recibida comunique una situación de acoso conforme se encuentra definida en el Protocolo para la Prevención y actuación frente al acoso sexual, acoso por razón de sexo y/o por razón de orientación e identidad sexual, expresión de género o características sexuales de INSERSA, la tramitación de la misma se llevará cabo por la Comisión instructora y de seguimiento para los casos de acoso en INSERSA, conforme al procedimiento establecido en el citado Protocolo.

6.5 Con independencia de que se archive o no la denuncia, el Comité de Cumplimiento informará al denunciado (en su caso) de forma expresa, precisa e inequívoca del contenido de la denuncia, de los empleados de INSERSA y terceros que podrán tener acceso a ella, así como de sus derechos y obligaciones, incluyendo los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición.

6.6 En caso de que la comunicación de la denuncia al denunciado pudiera entorpecer de algún modo la investigación interna, dicha comunicación podría demorarse como máximo tres meses desde la fecha de la denuncia.

6.7     El Director de Cumplimiento creará y mantendrá un registro de todas las denuncias que se reciban, cumpliendo en todo caso con las obligaciones en materia de protección de datos que se mencionan en el punto 9 siguiente del presente Protocolo.

 

7. PROHIBICIÓN DE REPRESALIAS

Se prohíbe de forma terminante la adopción de cualquier sanción, represalia o consecuencia negativa por parte de INSERSA contra el denunciante por el hecho de haber formulado una denuncia. Podrá entenderse como represalia, entre otras, las conductas siguientes:

  • Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación.
  • Anulación de contratos de bienes o servicios
  • Imposición de cualquier medida disciplinaria.
  • Degradación o denegación de ascensos o modificación sustancial de las condiciones de trabajo.
  • Daños económicos o reputacionales.
  • Evaluación negativa del desempeño profesional.
  • Inclusión en listas negras
  • Denegación de formación
  • Trato desfavorable o injusto.

Además de al denunciante de buena fe, la protección prevista en la Ley 2/2023 de 20 de febrero se extenderá también a:

  • Personas físicas que, en el marco de INSERSA, asistan al denunciante en el proceso.
  • Personas físicas que están relacionadas con el denunciante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares.
  • Personas jurídicas para las que trabaje el denunciante o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral u ostente una participación significativa.

Además, la Autoridad Independiente de Protección prestará medidas de apoyo a los denunciantes como asesoramiento e información, asistencia jurídica, apoyo financiero, apoyo sicológico, etc., conforme a lo previsto en la Ley 2/2023 de 20 de febrero.

 

8. EXTERNALIZACIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS DE INSERSA

Se podrá acordar por el Comité de Cumplimiento la externalización de la gestión del canal de denuncias de INSERSA a través de un tercero, que deberá ofrecer las garantías adecuadas de respeto a la independencia, la confidencialidad, la protección de datos, el secreto de las comunicaciones.

 

9. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

9.1 INSERSA es la responsable del tratamiento de los datos personales facilitados con ocasión de la denuncia y obtenidos a resultas de la investigación interna correspondiente y está legitimada para su tratamiento. Estos “Datos Personales” serán tratados únicamente con la finalidad de gestión y control del presente Protocolo de Canal de Denuncias y del Protocolo de Sistema Disciplinario, a cuyos efectos tendrán acceso:

      a) INSERSA, responsables del diseño, implementación y control, a nivel  global dentro de las empresas, del Código de Conducta, del Manual, y de   este Protocolo de Canal de Denuncias.

       b) Las sociedades que tienen la relación contractual o societaria con la(s) persona(s) denunciante(s) y denunciada(s), si ello fuera necesario para poder llevar a cabo la investigación interna y adoptar las medidas disciplinarias u otras que procedieran, en función de la naturaleza de la relación que le una con la persona de que se trate.

        c) Los profesionales (internos y externos) y autoridades públicas mencionados en el punto 5.

9.2 Los titulares de los Datos Personales tienen derecho a acceder, rectificar y suprimir los datos, así como a oponerse o limitar el tratamiento de los mismos, solicitar su portabilidad u olvido. El consentimiento prestado para el tratamiento de sus datos puede ser revocado en cualquier momento. Estos derechos pueden ejercitarse mediante el envío de un correo electrónico a la dirección protecciondatos@insersa.es (en caso de disconformidad con la respuesta puede dirigirse a la Agencia Española de Protección de Datos www.agpd.es) No obstante, no procederá el ejercicio de tales derechos en los siguientes supuestos:

(I)  Cuando la persona denunciada ejercite su derecho de acceso, no se le comunicarán los datos identificativos del denunciante; o

(ii)  Cuando el ejercicio de estos derechos se proyecte respecto de una denuncia relacionada con la prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, en cuyo caso se aplicará lo dispuesto en el artículo 32 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.

9.3 INSERSA posee un riesgo de nivel bajo, de acuerdo con el Análisis de Riesgo realizado en la empresa y se adapta a lo dispuesto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en el Reglamento (UE) 2016/679 de Protección de Datos, así como al resto de normativa vigente en esta materia. Además, aplica las medidas técnicas y organizativas apropiadas para el cumplimiento de la normativa citada.

9.4 Los Datos Personales obtenidos con ocasión de la denuncia serán almacenados el tiempo necesario para cumplir los fines de investigación derivados de la denuncia. En todo caso, serán cancelados cuando hayan transcurridos tres meses desde la finalización de la investigación interna iniciada como consecuencia de la misma, salvo en el caso de denuncias archivadas por infundadas que se cancelarán de inmediato. La cancelación conlleva el bloqueo de los Datos Personales de tal forma que sólo podrán mantenerse en custodia separada, durante el plazo de prescripción de las responsabilidades relacionadas con la denuncia, para su puesta a disposición de las autoridades como la Policía, el Ministerio Fiscal o un Órgano Judicial, cuando proceda.

9.5 En caso de que se acuerde la externalización de la gestión del canal de denuncias a través de un tercero, éste tendrá la consideración de encargado del tratamiento.

 

10. FORMACIÓN Y DIFUSIÓN

10.1 Tal y como se establece en el Manual, el presente Protocolo de Canal de Denuncias deberá incluirse entre las materias de formación obligatoria del Programa Anual de Acciones Formativas de INSERSA.

10.2 En todo caso, además de tales acciones formativas, se utilizarán los siguientes canales para difundir el presente Protocolo:

         a ) El Manual de Bienvenida, que se entrega a todas las nuevas incorporaciones de plantilla, al cual deberá adjuntarse el presente Protocolo de Canal de Denuncias;

         b) La Intranet, que deberá contener un apartado específico sobre el Protocolo de Canal de Denuncias;

         c) El envío de un correo electrónico dirigido a los administradores, directivos y empleados de INSERSA, acompañando copia del presente Protocolo e informando de la sección de la Intranet en la que se puede consultar.

 

Puede realizar la denuncia a través del siguiente enlace:

Formulario para denuncia